在采购的准备阶段，首先要配备足够的采购人员，挑选那些坚持原则、作风正派、懂业务、责任心强的人员承担采购工作，加强他们的思想教育和业务培训，使他们熟悉原材料的品种、用途、产地、生产季节和使用年限。熟悉市场来源和进货渠道；熟悉当地的消费习惯和消费水平，熟悉本火锅店的经营特点和能力；熟悉原材料采购和市场管理的政策法规，熟悉鉴别原材料的质量要求。
其次，根据火锅经营活动的需要，编制采购计划。进货成本是火锅成本的主要部分。为了保证需求，降低成本，采购必须根据经营活动的要求制定采购计划，在不超过年度资金的前提下，以月度和季度采购计划为主。第三，调查市场情况，制定供货报价单。火锅的原料种类繁多，成分复杂。各种原材料的供应商和价格都不一样，市场情况也总是在变。采购人员在进行深入调查的同时，应根据经营活动的需要和供应商之间的竞争趋势，定期制定供货报价单，及时向经理汇报，然后组织采购。
